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Trazer a base de outro CRM

Resumo​

Se a sua empresa já usa outro CRM, você não precisa começar do zero. O SafeMarketing conecta na sua conta do outro sistema e traz clientes, negociações, etapas do funil, tarefas em aberto e o histórico de anotações.

Hoje a importação funciona com o Kommo, o RD Station CRM, o Pipedrive, o HubSpot e o Agendor. Vale para todos os planos, inclusive o Básico.

Se você usa outro CRM, dá para trazer a base por planilha: veja Clientes › Importar — todo CRM exporta um arquivo CSV.

Onde fica​

No menu lateral, no grupo Integrações, clique em Vindo de outro CRM.

RD Station, Pipedrive, HubSpot e Agendor: cole o token​

Os quatro conectam com um código que você pega dentro da sua própria conta lá. No cartão, clique em Conectar: a tela diz onde achar o código e tem o link para abrir o CRM.

  • RD Station CRM: seu nome (canto superior direito) › Configurações › Integrações › API.
  • Pipedrive: sua foto (canto superior direito) › Configurações pessoais › API. O Pipedrive pede também o endereço da sua conta — é o que aparece na barra do navegador quando você está dentro dele (https://suaempresa.pipedrive.com). Pode colar a URL inteira.
  • HubSpot: Configurações (engrenagem) › Integrações › Aplicativos privados › Criar aplicativo privado.
  • Agendor: seu nome (canto superior direito) › Configurações da conta › Integrações › Token da API.
O cuidado muda conforme o CRM

RD Station e Pipedrive: use o token de um administrador. O código traz só o que a pessoa dona dele enxerga no CRM — com o de um vendedor, vem apenas a carteira dele, e sem nenhum aviso.

HubSpot: ao criar o aplicativo privado, marque os escopos de leitura de contatos, negócios e tarefas. Sem eles o token conecta, mas a importação volta vazia.

O SafeMarketing confere o código no CRM antes de salvar: se ele não valer, você descobre na hora, e não depois de escolher o que trazer e esperar.

Kommo: ligar a integração​

Esta parte acontece dentro da sua conta do Kommo, uma vez só, e leva uns dois minutos. Você vai criar uma "integração privada" lá e trazer dois códigos para cá.

Por que isso é preciso

O Kommo só deixa um aplicativo atender contas de outras empresas depois de passar por uma análise deles, que ainda está em andamento. A integração privada é o caminho que não depende dessa análise — ela vale só para a sua conta e fica pronta na hora.

No SafeMarketing, no cartão do Kommo, clique em Ver o passo a passo. A tela mostra os cinco passos com o que você precisa colar já pronto. Em resumo:

  1. No Kommo, vá em Configurações › Integrações e clique em Criar integração.
  2. Escolha Integração privada. Dê o nome que quiser — "SafeMarketing" ajuda a lembrar depois.
  3. No campo Link de redirecionamento, cole o endereço que o SafeMarketing mostra, usando o botão de copiar.
  4. Marque os acessos de leitura de contatos, negociações, tarefas e notas.
  5. Salve, abra a aba Chaves e escopos e traga o Integration ID e a Secret key para os dois campos do SafeMarketing.
Dois cuidados que evitam refazer tudo

O link de redirecionamento tem que ser idêntico. Uma barra a mais no fim já faz o Kommo recusar a conexão, com uma mensagem que não explica nada. Use o botão de copiar em vez de digitar.

A Secret key aparece uma única vez. Se você fechar a tela do Kommo sem copiá-la, vai precisar pedir ao Kommo para gerar outra.

Depois de salvar, o SafeMarketing já leva você para a tela de autorização do Kommo. Você entra na sua conta, autoriza, e pronto.

Escolher o que trazer​

Com a conta conectada, clique em Escolher o que trazer. Você marca o que quiser — e as opções mudam conforme o CRM, porque nem todos expõem as mesmas coisas. O Agendor, por exemplo, não tem anotações na API dele, então essa caixa nem aparece no cartão dele.

Por que a caixa não aparece em vez de vir vazia

Oferecer uma opção que traria zero registros seria pior: você marcaria, esperaria a importação, e concluiria que o seu histórico se perdeu. Quando o CRM não expõe algo, o SafeMarketing simplesmente não promete.

  • Clientes — nome, telefone, e-mail e o que mais estiver cadastrado.
  • Negociações — as oportunidades em andamento, com valor e a etapa em que estão.
  • Etapas do funil — as colunas que faltam são criadas no fim do seu funil, para cada negociação cair onde estava. Sem isto, todas chegam na primeira coluna e alguém precisa mover à mão.
  • Tarefas em aberto — os retornos que ainda não foram feitos entram no seu Início, como tarefas da equipe.
  • Histórico e anotações — o que a equipe registrou em cada negociação entra na linha do tempo do lead.

Pode rodar de novo depois: o que já veio não é duplicado. O SafeMarketing reconhece quem já está aqui pelo telefone e pelo e-mail, e só preenche o que estiver em branco — ele não sobrescreve o que você já ajustou.

A importação não é imediata​

Uma base grande leva minutos, não segundos. O Kommo entrega os registros aos poucos e limita quantas consultas por segundo o SafeMarketing pode fazer — respeitar esse limite é o que evita a sua conta ser bloqueada lá.

Então:

  • a tela mostra o andamento e o que já entrou;
  • você pode fechar a tela, que o processo continua;
  • quando terminar, você recebe um e-mail avisando.

O histórico de importações fica na mesma tela, com as contagens de cada uma (encontrados, criados, atualizados, ignorados).

Desconectar​

O botão Desconectar encerra o acesso do SafeMarketing à sua conta do Kommo.

Nada do que já foi importado é apagado — os clientes e as negociações são da sua empresa agora. E os códigos que você cadastrou continuam guardados, então reconectar depois não exige refazer o passo a passo.

Perguntas comuns​

Isso mexe na minha conta do Kommo? Não. A importação só lê. Nada é criado, alterado ou apagado do lado do Kommo.

Preciso ser administrador do Kommo? Sim, para criar a integração. O menu Configurações › Integrações só aparece para administradores da conta.

Posso importar aos poucos? Pode. Marque só Clientes primeiro, veja como ficou, e rode de novo depois marcando o resto. Rodar de novo não duplica o que já veio.

Meu CRM não é nenhum desses. O Zoho CRM está na fila. Enquanto isso, exporte um CSV do seu CRM e use Clientes › Importar.